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Industriekälte • Gewerbekälte • Klima-Kälte • Wärmepumpe

Das schweizweit tätige Unternehmen Frigel ist auf Kälte- und Klimaanlagen spezialisiert und steht für exzellente Ausführungen entsprechender Projekte. Dabei spielen Werte wie Qualität, Flexibilität und Zuverlässigkeit eine führende Rolle. Dieselben hat Frigel auch von ihrer Abacus-Lösung eingefordert.

Der St. Galler Anlagenbauer Frigel assembliert Klimasysteme: Sie kommen in unterschiedlichen Dimensionen im klassischen Gastrokühlraum mit speziellen Regal-systemen, massgeschneiderten Kühlhallen, Hygieneräumen und  Käsereifungslagern oder für die Klimatisierung von Serverräumen, Industriehallen, Einfamilienhäusern und Grossraumbüros zum Einsatz. Nachdem ein Umzug in ein neues Firmengebäude vor drei Jahren zu optimierten Betriebsabläufen führte, entschloss sich die Geschäftsleitung, auch die Business Software auf den jüngsten Stand zu bringen.

Die bisherige Branchenlösung diente der Fakturierung und war rund zwanzig Jahre im Einsatz. Ergänzt wurde sie durch die Microsoft-Office-Lösungen Word und Excel. Dabei hätte der Überblick über die Prozesse völlig gefehlt, berichten René Rusch, Geschäftsleitungsmitglied und IT-Verantwortlicher, sowie Sepp Hersche, Technischer Leiter bei Frigel. Als dieses Branchensystem nicht mehr weiterentwickelt wurde, fiel der Entscheid leicht, eine moderne, integrierte ERP-Standard-Software mit Auftragsabwicklung und Buchhaltung zu suchen. Sie sollte eine bessere Übersicht über die betrieblichen Zustände bieten, mehr Unternehmensinformationen liefern und diese zentral in einem System zur Verfügung stellen. Zudem sollte sie alle unternehmerischen Prozesse von der Offerte über den Einkauf und die Produktion bis zum Service abbilden. Ein besonderes Augenmerk galt der Nachkalkulation. Mit ihrer Hilfe sollten jederzeit tagesaktuelle Zahlen verfügbar werden. Mehrfacherfassungen sollten ebenso eliminiert werden wie die bisher eingesetzten Word- und Excel-Lösungen zugunsten einer zentral geführten Datenbank. Denn die bisherigen unterschiedlichen Einzelsysteme mit ihren proprietären Lösungen sollten vereinheitlicht werden, sodass alles, was ins System eingegeben wird, allen Mitarbeitenden zugutekommt. Das betriebliche Wissen sollte dabei nicht mehr bei einzelnen Mitarbeitenden bleiben, sondern allen zur Verfügung stehen. 

Die Zukunft hat im Bauch begonnen

Nach ersten Sondierungen gelangten Anfangs 2016 mit Abacus und SAP zwei Software-Hersteller ins Prüfungsverfahren. Aus dem Bauch heraus entschieden sich die Verantwortlichen für die Schweizer Lösung, zumal über Abacus nur positive Rückmeldungen eintrafen. Der Anlagebauer lud zwei Abacus-Partner zur Präsentation ein. Bei bsb.info.partner hätte die Chemie von Anfang an gestimmt, begründet Hersche die Wahl. Auf die Erstellung eines Pflichtenhefts wurde verzichtet, da ab Mai bis zum Produktivitätsstart zum Jahresbeginn 2017 wöchentliche Statussitzungen abgehalten wurden. Hersche investierte für das Projekt 40 und Rusch 80 Prozent der Arbeitszeit. 

Individualisierung durch Customizing und Prozesse

Die Software wurde von bsb konfiguriert und parametrisiert, sodass Frigel eine optimal auf seine individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zur Bewältigung des Tagesgeschäfts bekommen hat. So hat bsb verschiedene Prozesse zur Effizienzsteigerung mit den in der Standardsoftware gebotenen Parametrisierungs-Funktionen umgesetzt. Dazu zählen etwa Optimierungen mit individuell gestalteten Masken, die Anzeige der Nachkalkulation direkt während der Auftragserfassung und die Möglichkeit, direkt aus der Software Kostenvoranschläge an Interessenten zu schicken.

Neben dem Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS) spielt die Auftragsbearbeitungs-software eine zentrale Rolle im Systemkonzept. Darin werden die Offerten erfasst, in der ein Projekt inklusive der Anlagen- und Montagearbeiten mithilfe von Produkte-Sets kalkuliert wird. Da bei Frigel die Beschaffung auftragsbezogen ist, lassen sich nun bei einer Bestellung direkt Produktionsaufträge und Einkaufsbestellungen erzeugen. Ist alles erfasst und das notwendige Material verfügbar, wird eine Rüstliste generiert und das Material von der Logistik bereitgestellt. Um bei jedem Auftrag eine sofortige Nachkalkulation und eine vollständige Übersicht über den Arbeitsstand eines Projekts zu ermöglichen, werden in jedem Produktionsauftrag sämtliche internen und externen Arbeitszeiten, Spesen sowie zusätzliche Mate-
rialien rapportiert.

Service und Wartung

Ist ein Auftrag unter Dach und Fach, können direkt Wartungsverträge angelegt werden, auf deren Basis sich Serviceaufträge erstellen lassen. Darüber wird laufend informiert, wobei Aussendienstler die Aufträge auf Tablets einsehen können. Die Leistungen dagegen werden noch immer auf Papierformularen vermerkt. Meldet sich ein Kunde telefonisch, wird automatisch das Management-Informationssystem (MIS) gestartet, das die ihn betreffenden Infos aufbereitet. Diese lassen sich den Monteuren via Handy oder Tablet weiterleiten.

Rund 30 individuelle Auswertungsmöglichkeiten stehen den Frigel-Verantwortlichen zur Verfügung. Die tagesaktuellen Daten sind sofort abrufbar, zentral verfügbar und betreffen die Nachkalkulation, die Auftragsübersicht, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die Kosten der Fahrzeuge, die in Garantie oder Kulanz geleisteten Arbeiten, die Offerte-Nachfasslisten, die Service- und Wartungsaufträge, den Arbeitsvorrat und Kennzahlen.

Fazit

«Die Abacus-Software bildet dank ihrer Flexibilität optimal unsere Philosophie und Aktivitäten ab», konstatiert Rusch. Weil sämtliche Lagerartikel, Kunden- und Lieferantendaten neu angelegt und bereinigt werden mussten, waren intensive Vorbereitungsarbeiten nötig. Heute aber funktioniere alles einwandfrei, freut sich Rusch.

 

Weitere Informationen:
www.abacus.ch